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龚明勇的财经漫画

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关于我

龚明勇,独立财经撰稿人、漫画师、多家培训机构特聘讲师,营销管理类理论及财经漫画作散见《销售与市场》、《中国商业评论》、《销售与管理》、《知识经济》、《华商》、《中国营销传播网》等媒体。著有《董明珠谈营销》。QQ:529506790 ,新浪微博:童子军文化

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管理最重要的资源:时间  

2010-04-08 10:37:48|  分类: 管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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“大多数领导人都知道必须审慎规划预算,却很少领导人用同样审慎的态度,来运用自己最珍贵的资源:时间。”管理顾问席曼(Patricia Seemann)在星球顾问公司(Sphere Advisors)期刊上发出这样的感慨。

的确,对企业来说,资金、技术、人员,几乎每一项资源都可以失而复得,可以补充,可以扩增,唯独时间不能。公司浪费掉的每一秒都永远消逝,就算万能之神也无法多给你一秒钟。特别是高阶主管的时间和精力,可以说是公司的策略性资产。

然而,大多数高阶主管在时间方面的管理,却几乎失控。他们被一个又一个的例行会议占满,忙着解决眼前一个有一个的问题。

当谈到时间管理,很多领导人会说,他们之所以无法做好,是因为每一天都有太多的意外事件。没错,领导人很少有例行的工作,因为绝大多数例行工作都有其它人员负责,降临到领导人办公桌上的,大多是不寻常或重要的事务。但也正因如此,规划才更显得重要。妥善规划自己的时间,是高阶主管证明自己管理能力的第一步。

捍卫自己的思考时间

要谨慎运用公司的这项策略性资产:时间,席曼指出,首先,高阶主管必须为自己忙碌的行程中,规划出一段优质的思考时间,并且坚持“捍卫”这段时间。为了做出明智决策,高阶主管的思考时间绝对不是奢侈品,而是必需品。定期规划出一段思考时间,也许是独处,也许是和少数几位朋友、同仁或者顾问,共同思考与反省一些长期的课题。这样的省思时间,对于公司的未来会带来很正面的影响。

奇异公司前CEO威尔许说,他把三分之二的时间花在和人相关的课题。事实上,高阶主管的时间花在哪里,等于告诉全公司,他认为最重要的事情是什么。

员工的眼睛是雪亮的,不论公司的正式文件或规章上说公司的优先要务为何,他们会看领导人的行为,来研判他认为最重要的事情。他们看你把时间用于什么事务,来研判你实际重视的事;他们看你花时间在谁身上,来研判谁对你有影响力。因此,高阶主管如何花时间,除了实质的意义之外,还有很大的象征意义,远比他自己想象的还要重要。

要妥善管理自己的时间,高阶主管可以这样做:

■计算你一年有多少工作时数。

■根据公司策略所需执行的优先要务,安排你的时间使用优先顺序。别忘了考量社交及你个人的需要和希望。

■大致对每一项优先要务分配时间比例(%)。

■定出不能安排工作的个人活动固定时段(例如家庭时间、运动时间)。

■留下约20%的时间,用来弹性用于应付一些短期事务,或思考问题与决策。

■每季重新检视这份时间分配表,特别注意重要事务和个人时间的规划。

■每月检查并进行活动的微调。

■在每周的一开始,检视你的议程,看看是否合乎大目标。

重视会议的品质

对很多高阶主管来说,占掉他们最多时间的,就是会议,因此会议的品质非常重要。为了使会议有效率而不致浪费时间,在重要决策的会议前,高阶主管必须先思考这个会议的性质,以及对会议的期望是什么:这场会议的性质是要对决策进行讨论、要敲定决策,抑或要说明及执行一项已经敲定的决策?会议的性质决定你该如何管理会议的流程与走向,而会议的流程与走向将影响与会同仁的行为。

此外,高阶主管要善用自己和整个公司的时间,准时是非常重要的一个关键。要做到准时,不需要什么伟大的科技,需要的是高阶主管的纪律。高阶主管准时出席会议或活动,是尊重他人的象征,准时也等于向员工发出讯息:公司重视效率和纪律,也尊重他们的时间。

举例来说,准时开始会议很重要,准时结束会议也很重要。领导人若经常延长会议,同仁通常会在原订会议结束时间后,多预留一个小时,不安排任何事务。倘若会议准时结束,或延长时间不到一小时,这些预留的时间往往就被浪费了。此外,若领导人总是随意延长会议,大家就不会在会议前做好充足准备,会议的进行也会变得没有效率。

总结来说,高阶主管的时间和精力是最珍贵的资源,如果没有事先规划,严格管理,各种事务和琐事会立即侵入,占满管理团队的时间。对公司来说,同样的一年很快就会过去,差别就在于,究竟你的公司是有效率地朝向目标前进,还是散漫地执行了各种无关紧要的小专案,但目标却遥不可及。

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