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龚明勇的财经漫画

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龚明勇,独立财经撰稿人、漫画师、多家培训机构特聘讲师,营销管理类理论及财经漫画作散见《销售与市场》、《中国商业评论》、《销售与管理》、《知识经济》、《华商》、《中国营销传播网》等媒体。著有《董明珠谈营销》。QQ:529506790 ,新浪微博:童子军文化

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时间管理刍议  

2007-03-21 20:53:43|  分类: 管理 |  标签: |举报 |字号 订阅

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时间管理刍议

时间的有效利用对于我们是一个永恒的话题,从人类诞生的那一天起,经历了日月轮回,斗转星移,人们就开始意识到时间的可贵和生命的短暂,“逝者如斯夫”,滚滚东逝的不仅是流水,更有那不尽的岁月沧桑。任何一个胸怀远大理想与抱负的人,必将深刻思考如何在短短的一生里终其所愿实现自我这样一个问题。

中国人学习西方工业文明和现代管理理念的第一课应该从学习对时间的合理利用开始。从时间的纵深角度来看,我们原本可以更从容地迎接西方文明的碰撞,作为四大历史文明古国之一,趟过了数千年历史长河,回首往事无限辉煌,当我们的前辈用丝绸开辟道路的时候,西方的老祖宗还在茹毛饮血;当先人谱写着大唐盛世经典的时候,西方中世纪正经历着一片黑暗;当400年前,欧洲的罗马出版了那本哄动一时的《中华大帝国史》的时候,我们的明朝皇帝还在代表中国人民气宇轩昂地接受外国使节的朝拜……,然而时至今日,我们却只不过是一个发展中的第三世界国家,社会经济各方面远远落后于一些建国只几百年的国家,昔日的泱泱帝国如今只能够在意识领域继续演奏着第一提琴,这些实在不能不说是我们的悲哀。

中国民族具有如此悠久的历史,人民又素有勤劳的美德,然而却起大早赶个晚集,令人不免产生一些怀疑,几千年的时间都用来干什么去了,是否大量的人力物力和时间都耗费在了一些无谓的事情上,而只会埋头苦干不知抬头看路最终导致现在巨大差距的产生。这实在不能怪我们的先民没有尽力或在偷懒,而是由于他们没有明确自己的使命和目的并用以指导他们的实际工作吧。

现代的企业管理实则就是对人的管理,通过科学的计划组织,提高工作绩效是向管理要效益的一条重要步骤。一般情况下,企业重视资本运营和销售产生的效能而相对忽略人员绩效的作用,因为前者更容易见到成效,也比较容易量化和衡量,但是我们绝不要忽略了这一切活动中的主导因素是人,方法的制订者和执行者都是人,在策略得当的前提下,如果能够对人这个执行者进行科学有效的时间管控,指导其在有限的时间内依据任务的轻重缓急来逐一予以解决,将会大大提高现有管理水平,并最终产生最佳工作绩效。

事件有紧急性与重要性两重属性,凡是与目标有关的活动,能创造价值的,有利于组织和个人目标实现的就是重要的;凡是必须得到及时处理,否则就将出现不利后果的的就是紧急的。相比较而言,重要性优先于紧急性。以“轻-重”、“缓-急”两个维度区分,我们可以把事情分为四个类别,即可以把我们面临的工作分列在四个象限里:重要且紧急;重要不紧急;不重要紧急;不重要不紧急。一些专家在教授我们管理时间时嘱咐我们最好在纸上画下象限图,并依照此图罗列各项日常工作以决定优先顺序,可是我们也会发现真正的工作高手根本无需填写什么表格就已然明白自己该先做什么,而年轻的猎手们照样会在打虎的路上去追逐野兔。

在我们的八小时工作当中,可能有着无数的事情要做,打报告,做预算,物资采购,人事沟通,培训,会议……倘若分不清主次,抓小放大,就如同捡了芝麻丢西瓜,得不偿失。因此必须学会分辨最重要的一件事,首先去把它完成再考虑做别的事情。德鲁克曾就此指出:“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务,并且仍然保持高效。”当然这是指办事的专一性而言的,一心不可以二用。

  然而许多时候,由于种种原因,我们却不能不常常把一些紧急的事情放在前面来做,经常性解决一些难度较小但很急迫的工作难题能够体现一个员工的表面价值,尽管我们也知道那些“重要但不紧急”的事能够制造更深远的影响,而那些紧急的事常常是因为这些事情在不紧急时没有引起重视而发生演变的后果,有些人之所以时常在扮演救火队员的角色是因为以往工作安排不当的缘故。时间管理的错误做法基本可以归结为,把时间花在那些不是必须做的事情之上。要根本解决这个问题需要从两个方面下手,对于组织,最重要的是要让员工知道什么是重要的、必须做的任务,换句话说,就是要把企业目标量化分解到每个人的工作目标上来;对个人来说,需要明确我能够为组织做出什么贡献这个价值观层面的问题,借以提高个人的自驱力,拥有自驱力的关键在于人有没有人生的高度,只有那些建立了明确目标的人,才会拥有来自内心的强劲动力。

时间对每个人是公平的,然而在相同的时间里,不同的人做了不同的事情,导致不同的结果产生。成功之人相对于另外一些人总是能够密切贴近自己的目标做到合理规划管理,在有限的时间内做出更积极更有价值的事情。那行为是如何产生的呢?决定我们采取此行为而不是彼行为的主导因素又是什么呢?前面我们提到自驱力,确实,不是其它的,正是我们每个人独特的思维和目标感对我们自身的驱使。在我们不自主的思维中,每个人都有自己独特而唯一的价值判断,价值判断将决定我们采取这种行为而不是那种行为,而不同的行为也必将导致不同的结果。同样的一项打扫卫生的任务,如果分别让一位生性邋遢的和另一位有洁癖的人来做一定会有截然不同的结果,正所谓思想决定行为习惯,有什么样的思想就会有什么样的行为和结果。

管理时间就是管理我们的行为,纠根结底还是要管理我们的情绪与思维。没有一个人通过行为的简单模仿成为另外一个英雄人物,因为我们通常不具备英雄人物的思想,仅仅改变表层的行为是不足够的,想得到某种结果,就必须建立支撑这种结果的行为的思想基础,只有从思想的角度明确方向找准定位,才能用以正确指导自己的日常行为。

进行时间管理的另一个关键问题是要学会统筹安排,要合理调配现有资源,在最短时间内做的更多。根据统筹学的原理,很多事件进程同步规划的差异会导致完全不同的结果。在此,我们以做饭这样一个简单的过程来进行分析,甲在淘米、洗菜、切肉等一应准备工作完毕之后生火煮饭,耗时一个小时;而乙却首先淘米煮饭,然后在煮饭的同时洗菜、切肉,耗时三十分钟,二者效率高低不言自明。作为管理者同时要学会授权,让部署去分担你的部分工作,多点开花,齐头并进,自然有助于提高工作效率。这里有必要提到一款因特网下载软件,迅雷是由多媒体搜索引擎支持的超速下载软件,这款软件的最大特点是多线程和多点并发,多线程技术是指将一段大的下载任务分成若干个小的任务段,然后分配下去以同样的速度分别进行,这样下载速度就相应提高了数倍。小小的软件就象一只高效运转的团队,以集体的力量极大地节省时间提高工作效能。

最后,对于一些高层管理者和专业人士来说,由于琐务缠身或专业工作的特殊性质,他们可能需要一段不受干扰的时间去做出正确决策以及唤醒灵感,而在日常工作中这是不可能完成的。考虑到在进行这些工作的过程中间不能被打断,因为每次被迫中断,都会需要更长的时间才能重新进入深度思考。比尔·盖茨号称每年都会有几周时间处于完全封闭状态,完全脱离日常事务烦扰,从而静心思考一些至关重要的问题。这种时间的安排显然体现了首富先生对时间的敬畏与掌控程度。

科学管理我们的时间是一种投资行为,就是投资我们的生命,使我们生命的每一天都能创造更大价值。时间管理是预应而非反应,是计划而非控制,管理更多的时候扮演着保健大夫而不是医生的角色,保持一个健康的思想比拥有一副健康的体魄更重要。而推动企业进步的技术、管理、制度等因素只占冰山一角,真正的源动力来自员工的自驱力,唤醒和激发员工的自驱力,使之自觉工作并享受工作的乐趣,应当成为现代管理者努力思考的问题。

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